哈囉大家好~

昨天我們提到關於 Power BI 初步說明，也再次強調「任何工具的功能都是在幫你達到目的，而工具本身不目的」。

以及在使用 Power BI 時，需要先釐清的五個問題，今天我們就透過在「【DAY 13】簡單化、視覺化組織團隊工作 - Planner X Power Automate」中已經完成的 IT 問題回報中心的 Planner，將任務資訊用 Excel 匯出後，再利用 Power BI 做一個資料分析的案例。所以我們在開始之前需要先釐清：

1. 你分析資訊的目的是什麼？→ IT 問題回報的樣貌，並加以改進
2. 你希望得到什麼資訊？→ IT問題回報的種類、數量、回報時間、問題解決時間、人員
3. 你需要搜集的資料是什麼？→ 定期下載 Planner 中的資料並進行更新
4. 你希望用什麼樣的方式呈現？→ 希望呈現IT問題回報的種類分布 (圓餅圖)、問題數量總計 (數量加總)、每位問題解決人員數量等等
5. 你要如何維護並進行後續更新？→ 手動更新資料數據

以上是一個簡單的範例，你也可以開始著手思考屬於你的數據儀表板，你希望得到資訊是什麼，以及用上述的問題，建立你的資料樣貌，先清楚目的，我們才能以更聰明的方式使用工具，提升效率。

那我們開始吧！

首先，我們可以到 Planner 點選「匯出計劃至 Excel」，將需要的資料數據下在下來。(你也可以根據你的需求，選擇你的資料來源)

接者登入Power BI 服務 (app.powerbi.com)，開始新增一個新的工作區。

(註：因為我希望將這個 Power BI 分享給 IT 小組，也為了便於資料管理以及考量未來可能還會有其他儀表板，因此採用直接新增工作區域：「IT 問題回報分析」的方式，並將新增的工作群組分享給「IT 小組」，當然，你也可以建立完新的工作區域之後再進行分享，端看個人使用習慣。)

完成工作區設定後，我們要先開啟 Power BI Desktop，設計完資料儀表板在上傳到新增的工作區中，如果你還沒下載，請至「下載 Power BI 工具和應用程式」下載「Microsoft Power BI Desktop」。

接者我們點選「從 Excel 匯入資料」，當然，如果你的資料有其他不同形式，你也可以從上方「取得資料」選取對應的檔案格式。

這邊要提醒大家，再匯入資料之後，Power BI 可以進行預覽，也可以讓你確認你要匯入的資料沒錯，更詳細的說明可以參考微軟的開始使用 Power BI Desktop，這邊就不先贅述了。

完成資料匯入後，我們就可以從右方的「欄位」將我們需要的資料移至左側的畫布(就是有「使用您的資料建立視覺效果」的字~)，並以你希望的視覺效果呈現。

這時我們就將問題4：你希望用什麼樣的方式呈現？

希望呈現IT問題回報的種類分布 (圓餅圖)、問題數量總計 (數量加總)、每位問題解決人員數量等等，依照需求呈現。而關於如何建立 Power BI 視覺效果可以參考「建立 Power BI (preview 的 Power Automate 視覺效果)」。

建立自己的自己的視覺化資料儀表板，我設計的範例如下：

另外需留意，因為此時，先前的 Power BI 資料來源為從「 Excel 匯入資料」的 Excel 檔案所以該檔案已經與你的 Power BI 連動，故如果你想要更新資料，可以直接從該 Excel新增資料，接著只要按下常用中的「重新整理」，就可以將更新資料匯入 Power BI 中，始不是很方便壓~

接者我麼只要再上傳到「IT 問題回報分析」工作區即可與你的小組共用囉~

今天就先到這邊，明天會再分享 Power BI 共用的小技巧~

溫秘書下班囉~